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LE POSTE :
Travaillant en étroite collaboration avec le/la Chargé(e) en chef de la planification et de l’administration, l’Assistant(e) aux finances et à l’administration apporte un soutien opérationnel et technique au Département dans le cadre des activités administratives quotidiennes. Il/elle coordonne également les activités liées à la préparation et au suivi de l’utilisation des ressources budgétaires, ainsi qu’à la production de divers rapports et analyses sur les activités budgétaires du Département.
PRINCIPALES FONCTIONS :
Sous la supervision du/de la Chargé(e) en chef de la planification et de l’administration (TCIS0), l’Assistant(e) aux finances et à l’administration joue un rôle crucial dans la gestion des factures des fournisseurs, des paiements, de la planification budgétaire et des processus de passation de marchés. Il/Elle veille également à l’efficacité financière et au respect de la réglementation en vigueur.
- Gestion des factures et des paiements : Traiter les factures des fournisseurs dans SAP, examiner les paiements en souffrance et assurer la coordination avec les services concernés (Achats, Trésorerie, Finances) pour trouver une solution rapide.
- Contrôle des dépenses et du budget : Prendre des mesures financières pour les dépenses prévues, faciliter les demandes de fonds supplémentaires, exécuter les transferts budgétaires et signaler les déficits potentiels.
- Revue de la passation des marchés et conformité : Évaluer les demandes d’achat (DA) et les bons de commande (BC) pour vérifier leur exactitude, l’adéquation des spécifications et la disponibilité du budget.
- Analyse des données financières et établissements de rapports : Contribuer à l’analyse des données relatives aux achats et aux paiements, contribuer à la planification des activités et participer à la préparation des rapports budgétaires hebdomadaires, mensuels et trimestriels, tout en effectuant des tâches administratives liées aux technologies de l’information.
- Planification stratégique du budget : Aider à la planification des dépenses courantes et exceptionnelles, en veillant à leur conformité avec les objectifs financiers du Département.
- Appui opérationnel : Apporter son concours à la gestion des questions administratives afférentes aux tâches à accomplir en matière de finances et de passation de marchés, en veillant à l’efficacité globale de l’institution dans l’acquisition de biens et de services, et ce, dans le respect des calendriers établis et en assurant le paiement des fournisseurs dans les délais impartis.
CRITÈRES DE SÉLECTION (compétences, expérience, connaissances) :
- Être titulaire au minimum d’une licence ou d’un BAC + 4 en administration des affaires, en finance ou dans une discipline connexe.
- Justifier d’un minimum de quatre (4) ans d’expérience professionnelle pertinente.
- Avoir à son actif de solides connaissances et une expérience dans la réalisation de tâches administratives et de comptabilité financière, ainsi que dans la gamme complète des services d’appui, avec un niveau élevé et constant de performance.
- La maîtrise de SAP MM (ou d’ERP similaires) constitue un atout.
- La connaissance de ServiceNow est souhaitable.
- Être capable de gérer et de concilier les besoins et les demandes de parties prenantes multiples.
- Démontrer de solides compétences en communication interpersonnelle et verbale, tout en étant en mesure de formuler des recommandations et des critiques réfléchies et constructives sur la conception des processus et les méthodes de travail.
- Faire preuve de curiosité, d’une attitude proactive et d’un souci constant de perfectionnement.
- Posséder une capacité avérée à travailler efficacement dans un environnement multiculturel et axé sur le travail d’équipe, à faire preuve d’efficacité en tant que membre de divers groupes.
- Maîtriser l’utilisation des logiciels courants de la Banque (SAP, Word, Excel et PowerPoint).
- Être capable de communiquer efficacement (à l’écrit et à l’oral) en anglais ou en français, de préférence avec une connaissance pratique de l’autre langue.
LE PRÉSENT POSTE N’OUVRE PAS DROIT AUX CONDITIONS D’EMPLOI INTERNATIONAL. LE/LA TITULAIRE DU POSTE SERA CONSIDÉRÉ(E) COMME MEMBRE DU PERSONNEL RECRUTÉ(E) LOCALEMENT ET NE BÉNÉFICIERA PAS DU STATUT DE FONCTIONNAIRE INTERNATIONAL.
Si vous rencontrez des difficultés techniques lors de l’enregistrement de votre candidature, veuillez envoyer un courriel avec une description précise du problème et/ou en envoyant une capture écran indiquant le problème à : HR Direct HRDirect@AFDB.ORG
Postuler via : https://www.afdb.org/fr/poste-vacant/assistante-ladministration-et-aux-finances-84834
